Oplæg til blogging guidelines

Vi arbejder frem imod at en eller flere corporate blogs bliver en vigtig del af det kommende social media newsroom. Derfor har jeg skrevet et oplæg til COWI's blogging politik og guidelines, som jeg godt kunne tænke mig kommentarer på. Jeg har lånt kraftigt fra andre store virksomheders politikker, og kilderne er listet nederst.

Umiddelbart synes oplægget temmelig langt. Så hvad siger I - kan noget undværes? Eller har jeg glemt noget?

COWI corporate blogging policy and guidelines

COWI's corporate blogging policy and guidelines is an appendix to the communication policy and web strategy. The general principles of credibility, openness, honesty and competence in the communication policy also form the basis for the corporate blogging policy.

POLICY

Write as yourself
When writing a COWI corporate blog, please let your readers know who's behind it. In other words, you can't be anonymous or write under a pseudonym. We want the blog be an open medium with a free dispute, and writing under your real name will add credibility with your readers. Your name or names should be prominently displayed on the blog and it should be easy to access further information about you in the blog or somewhere on COWI's websites.

Keep secrets
Blogging about your work or profession will unavoidably mean that you sometimes have to decide whether information about a project is confidential or public. Obviously, a blog is all about openness. If you are too cautious, the blog risks becoming uninteresting. However, it is imperative that you do not disclose any sensitive or confidential information about COWI, our customers or projects. Likewise, don't refer to customers by name unless they want you to and don't disclose personal information about other individuals. If in doubt, check with your manager.

Respect copyrights
It's a good idea to use images, videos and other multimedia on your blog. But remember that a lot of this kind of material is copyrighted. Do not post others' material unless they've granted you appropriate permission to do so.

You are personally responsible
What you post on your blog are your own personal opinions. Your blog posts will not be checked or approved by managers or lawyers in COWI, and therefore you are personally legally responsible for any content you publish. You must observe legislation and so must the people writing comments to you. This includes legislation against:

• discrimination of any kind
• defamation, libel, wrongful accusations etc.

It can be a good idea to place a disclaimer somewhere on the blog stating that you work for COWI, but as your opinions or views may not always correspond with the company's, you are not speaking officially for COWI. Contact Communication and Design if you need help writing a disclaimer.

You can write your blog on company time
You are allowed to write a corporate blog on company time as long as you agree the level of resources to be spent on it with your manager.

Disagreement with COWI is ok
You are free to disagree with official company actions or policy on your blog. Please keep a respectful tone, however

GUIDELINES

Link and cite
Linking to other websites and blogs is an important part of blogging. So is citing from relevant sources. Remember that weblogs in their most ideal form are conversations. Find out who else is blogging on your subject. When you read something interesting they or someone else has written - including our competitors - be sure to link to it. It adds value for your readers, and you'll also generate links back to your blog.

Write about what you know
The best way to write an interesting blog is to write about what you know. As a COWI professional, you have a deep understanding of your professional field. Write about the challenges and issues around it. Communicate your enthusiasm to your readers. Have opinions. Be honest and admit mistakes. And don't be afraid to ask your readers about the things you don't know. This will give your blog a human face and it won't discredit you.

Write often
If you want to develop a consistent readership, you should post new entries regularly. New content is what keeps readers coming back. Post at least once a week.

Write in a human voice
Dialogue and relationship-building happens between people. All really great blogs show off some of the writer's personality. Be yourself when you write and try to write in a human voice. Don't have your posts checked every time by a manager. Your blog will be too polished, less authentic - and you'll be too slow in posting.

Answer comments
Encourage comments. Comments testify to the fact that someone reads your blog and find it interesting enough to comment on. Be sure to answer promptly to any comments that require a reply. Do it on the blog if the answer is something other people could benefit from knowing. Otherwise, write an email. If you get offensive comments, you are free to delete them. If in doubt, check with Communication and Design first. If you get comments that break the law, you are obliged to delete them.

Be nice
Obviously, you should keep a nice, respectful tone on your blog. If someone criticises you or COWI, keep your focus on the subject matter and answer in a professional manner.


Inspirationskilder:
Sun's Policy on Public Discourse (Sun Microsystems)
IMN eight basic steps pdf (IMN E-communication)
Feedster Corporate Blogging Policy (Feedster)
Thomas Nelson Blogging Guidelines (Thomas Nelson Publishers)
Yahoo Employee Blog Guidelines (pdf) (Yahoo)
Arla Weblogretningslinier (Arla)

Inspiration til corporate weblogs fra Arla

Arla Foods er en af de store virksomheder i Danmark, der har flest erfaringer med corporate weblogs. Jeg hørte i sidste uge et oplæg fra Maja Møller, chef for forbrugerrelationer hos Arla, fortælle om baggrunden for deres weblogs. Og selvom Arlas kontekst er meget anderledes end COWIs, var der også lighedspunkter. Bl.a. er det hos Arla også almindelige medarbejdere, der blogger, ikke (kun) chefer.

Udgangspunktet for Arlas blogs var faktisk negativt: De havde et kæmpe imageproblem. Svaret blev at begynde at lytte - og "føre samtaler", som Maja udtrykte det. Først på "Arla Forum" - et åbent spørgsmål/svar-forum - og siden med egentlige forbruger-rettede blogs. Lige nu har de syv blogs. Fælles for dem er, at de har en personlig vært, bliver opdateret hyppigt og at alle kan kommentere på indlæggene.

Arlas blogs bliver i følge Maja Møller ikke annonceret meget. Blogværterne kommenterer især på andre blogs for at blive synlige. Arla forum inkl. blogs har haft 150.000 unikke brugere siden de gik i luften i 2005.

Hvad kan en "grøn" blog-organisation som min så lære af Arla?
Maja havde bl.a. nogle gode pointer omkring bloggens natur: Nemlig at dialog ikke kun handler om at én spørger og den anden svarer - men at den, der svarer, også kan spørge om noget tilbage igen. Og det er netop det, vi gerne vil opnå med vores blogs: at vi også kan blive klogere igennem dialogen. At vi tør spørge, når der er noget, vores læsere er klogere på end os.

Hun gav også gode råd til at spotte den gode virksomhedsblogger i organisationen. Det er en person, der...

• har tid interesse og et konkret udbytte af at blogge
• er en netværker
• kan dele tanker, tvivl og ideer med andre
• er god til at lytte/vise processer

Måske banalt, men jo ikke selvfølgelige egenskaber hos alle.

Og endelig havde hun et godt billede af bloggen som en virtuel dagligstue: Værten bestemmer emnet og tonen i samtalen - men han/hun skal ikke føre hele samtalen.

I virkeligheden er det nok lidt en ideel fremstilling. De fleste virksomhedsblogs har svært nok ved at ramme en stil, tone og et indhold, der får bare nogle få af læserne til at kommentere. Derfra og til at få en virkelig levende blog - en rigtig samtale, hvor det ikke kun er værten der taler med gæsterne, men gæsterne også begynder at tale med hinanden - er der nok stadig et stykke vej.

Men at det er der, virksomhedsbloggen for alvor får værdi, er der ingen tvivl om. Ideelt scenarie eller ej.

Faglige blogs - i snak med fagmiljøet

Som jeg nævnte i indlægget "Vi vil i dialog med dig", forventer vi ikke at der vil blive kommenteret vildt og inderligt på nyhederne i vores planlagte social media newsroom. Det burde der derimod være mulighed for, når vi forhåbentlig inden længe kan lancere faglige blogs om nogle af COWIs ekspertiseområder.

I ovennævnte indlæg spurgte jeg, hvordan en videnvirksomhed bedst skruer et social media newsroom sammen. Svaret ligger måske implicit i den måde, jeg kategoriserer foretagenet på: En VIDENvirksomhed. Vi har viden i store mængder - det er det vi lever af. Derfor er det også viden, der skal være grundstenen i arbejdet med at skabe dialog. Regnestykket ser for os sådan her ud: Viden+ønske om dialog=Faglige blogs.

Uudforsket territorium
Faglige blogs er et nyt og uudforsket territorium for COWI - i det mindste når vi taler om selv at skrive dem. Men en del af den faglige debat inden for det, vi arbejder med, ligger faktisk allerede i blogosfæren og nogle af vores eksperter henter allerede spændende input til deres arbejde der. Vi mangler blot at tage springet og blande os ved at kommentere. Og selv være igangsættere for dialogen på egne blogs.

Potentialet er stort - vi kan komme i dialog med nogle af vores vigtigste interessenter: fagfolk. Vi kan blive klogere, deltage i debatten i fagmiljøet, bidrage og være med, hvor dagsordener bliver sat, og vi kan sende et signal om, at vi stoler så meget på vores egen faglighed, at vi tør blande os og have holdninger.

Ups. Holdninger. Eksperterne i COWI har masser af holdninger til deres fag, men de er ikke vant til at lufte dem offentligt. Og derfor er springet fra vores traditionelle kommunikation til at starte faglige blogs større, end jeg først antydede. For skal vi skrive en blog, der er interessant at læse for folk, der allerede ved noget om emnet, må vi vove at sætte lidt af os selv og vores faglighed på spil ved at mene noget, andre kan være uenige i.

Pilotprojekt
Vover vi det? Ja, det første pilotprojekt er i hvert fald på trapperne med et par unge frontløbere ved tasterne. Det bliver spændende at få bloggen op at stå og eksperimentere med genren - og se, hvor stor eller lille interessen i fagmiljøet vil være. Og internt om organisationen tager genren til sig og kan finde ud af at bruge den som andet og mere end bare endnu et talerør til envejskommunikation.

I så fald har vi endnu en meget vigtig byggesten på plads til vores social media newsroom.

Er der virksomheder derude, som læser med, og som har erfaringer med faglige blogs? Fortæl, beret, del erfaringerne!

Ny version af SMR template fra SHIFT

SHIFT Communications, der stod bag den første template til både et social media newsroom (SMNR) og en social media release (SMR), har nu opdateret deres SMR-template til "version 1.5". LæsTodd Defrens omtale.

Der er tale om mindre tilretninger, men faktisk er der et par gode pointer at hente:

• Når man tilbyder at dele, skal man lade brugerne selv vælge hvilken service, de vil dele igennem. Det kan lade sig gøre via "Share this" - en widget, hvor man tilbyder brugerne at vælge imellem en lang række af de mest almindelige sociale sites fra Facebook til del.icio.us.
• Giv mulighed for via trackbacks automatisk at rulle op, hvilke blogs der linker til nyheden.
• Tilbyd brugerne at finde relateret materiale og nyheder hos mainstream medier og i blogs via tjenesten "Sphere". God måde at hjælpe f.eks. journalister, der researcher en større artikel om et emne.
• Begræns mængden af relaterede links til f.eks. tre. Godt råd, hvis man følger alle templatens andre anbefalinger, for den har i mine øjne forlængst nået grænsen for hvad en almindelig bruger kan overskue!

Vi vil i dialog med dig!

I modsætning til GM Europe - hvis newsroom jeg stadig synes er det bedste, jeg har set - er COWI ikke en produktionsvirksomhed. Vi lever af at sælge viden i form af rådgivning på projekter, der indholdsmæssigt strækker sig fra store broer over økonomiske analyser til skuespilhuse og faunapassager under motorveje.

Hvordan bruger man bedst et social media newsroom i en videnvirksomhed? Vi har jo ikke lækre salgsfotos af den nyeste bilmodel til entusisaterne, som vi kan lægge på Flickr. Vi producerer heller ikke kontinuerligt professionelle produktvideoer, som kan ligge på YouTube. I det hele giver vil de "multimediedownloads", som der kunne være adgang til fra newsroomet, ikke umiddelbart sig selv i COWIs tilfælde. Nøjagtig som det blev tydeligt i en anden videnvirksomhed, GCI Mannov.

For os er det især dialogmuligheden, der er attraktionen i et social media newsroom. Det har længe været planen, at de besøgende skal tilbydes en kommentarmulighed på hjemmesiderne. Nyhederne, der er det mest dynamiske område, er et oplagt sted at starte. I grunden ved vi nemlig ikke særlig meget om, hvem det er, der kommer på vores hjemmeside. Eller hvilke holdninger de har til det, vi laver.

Selvfølgelig må vi overveje, hvordan kommentarfunktionen skal skrues sammen:

Skal den modereres, dvs. forbeholder vi os ret til ikke at vise nogle kommentarer? Ja, det tror jeg. Vi ønsker ikke, at der uden videre kan publiceres anstødeligt eller ulovligt materiale på COWIs hjemmesider.

Men skal dialogmuligheden være troværdig, kan vi ikke bruge modereringen til f.eks. at fjerne kritiske indlæg - og det vil vi heller ikke. Derfor bliver newsroomet ledsaget af en kommentar-policy, som jeg vil lægge et draft til her på bloggen senere. Heri skal stå, hvornår vi forbeholder os ret til at fjerne en kommentar - og hvornår vi ikke gør, så besøgende kan se, hvad de kan regne med.

Hvem skal svare på kommentarer? Der ingen tvivl om, at det skal de faglige specialister, der optræder som kilder i nyhederne. Igen: for troværdighedens skyld. Hvis det er dialog, vi vil, så skal brugerne kunne komme i direkte dialog med dem, der ved noget. Uden et filter fra ledelsen eller kommunikationsafdelingen.

Men kan vi bære kritiske indlæg? Og bliver det ikke bare en ladeport for folk, der vil brokke sig? Måske. Og vi er da heller ikke mere hellige, end at vi selvfølgelig får sved på panden, hvis det pludselig vælter ind med kritik. Men hvis der er en grund til kritik, vil den jo være der, uanset om den ligger på vores hjemmeside, i pressen eller andre steder. På vores hjemmeside er forskellen, at vi kan svare på den direkte. Og hvis vi tør, kan vi måske endda blive klogere af dialogen om den.

Det store spørgsmål er selvfølgelig: Vil vores besøgende overhovedet benytte sig af en kommentarmulighed på nyheder? Jeg tror ikke, at der vil blive kommenteret på størstedelen af de nyheder, vi lægger på nettet. Men ind i mellem vil der være en artikel, hvor en mening eller holdning hos en citeret projektleder får nogen til at reagere, og dem vil vi gerne tilbyde muligheden.

Giver det ROI? Når det handler om branding, så mener vi ja. Lige så vigtigt som antallet af kommentarer er nemlig det signal, COWI sender ved at åbne for dem: Vi vil gerne lytte og i dialog med dig. Og nyhederne bliver ikke det eneste sted i newsroomet, der skal sende det signal. Mere om det senere.

GCI Mannov: Et dansk social media newsroom

Som nogen af de første i Danmark - eller de første? - har PR og kommunikationsvirksomheden GCI Mannov oprettet et social media newsroom på deres hjemmeside.

Det er bygget op efter de retningslinier, Brian Woodward listede op i hans artikel på Kforum om de nye newsrooms med kommentarmulighed, tagcloud, blogroll, RSS feeds mv. og det fungerer godt. De har endda lavet et par sider om, hvad det sociale nyhedsrum er for en størrelse, hvilke spilleregler det kører efter, og hvem man kan kontakte med spørgsmål. God hjælp til den nye bruger.

Alligevel sidder jeg tilbage med følelsen af, at det er lidt oversolgt. Jeg savner f.eks., at GCI tilbyder mig deres bedste links via del.icio.us. Og under overskriften "Multimediedownloads" får man blot et link til en side med billeder af direktører i GCI Mannov. Det er nok lige lovlig lidt at tilbyde, hvis man kalder det multimedie...

Har de dygtige kommunikationsmennesker ikke eksempler på de lækre kommunikationsprodukter, der har stået bag? Eller er det ikke den type håndgribelige produktioner GCI Mannov laver? Under alle omstændigheder highlighter det, der mangler, at man som virksomhed skal overveje nøje, hvad man vil tilbyde i sit newsroom - og hvordan man præsenterer det. Her virker det, som om GCI Mannov har været så ivrige efter at få flest mulige elementer fra SMNR-templaten med, at de oversælger multimedieelementet.

Skulle nyhedsrummet også for alvor leve op til web 2.0s dogme om at dele, mangler der også noget mere konkret til brugerne som billeder eller videoer. Jo - nyhedsteksterne kan deles, men der stopper det. GCI Mannov linker ikke til ressourcer på YouTube, Flickr eller andre sociale sites.

Forstå mig ret, jeg mener ikke nødvendigvis at et nyhedsrum skal linke til multimedieressourcer for at være socialt - men det gør unægtelig potentialet for brugerne større. Og ved at være tilstede på de sociale sites, sender man netop også et budskab om at man ønsker at være, ja, social.

Retfærdighedsvis skal det dog siges, at nyhedsrummet linker til flere af medarbejdernes blogs, der ligger "derude" i forskelligt freeware, som f.eks. Blogger.

Ja - jeg ved det godt: Man skal starte et sted. Og det er dejligt at se en virksomhed i Danmark begynde at eksperimentere med SMNR-formatet. Det kunne være spændende at høre, hvilke tanker GCI Mannov har gjort sig om multimedieelementet. Hvad er næste step? Hvordan skal nyhedsrummet udvikle sig fremover?

Kforum skriver om social media newsrooms

Jeg er blevet interviewet af Brian Woodward fra GCI Mannov om COWIs SMNR projekt til Kforum. Artiklen handler om social media newsrooms og er en guide til både koncept og elementer - en god hjælp til mange, der gerne vil igang.

Som tillæg til den grundige artikel, kan jeg uddybe vores motivation i COWI for at ville have et social media newsroom:

COWI har i forvejen en solid, journalistisk baseret nyhedsformidling på hjemmesiden, der baserer sig på åbne kilder og no-bullshit sprogbrug. At udvikle nyhedsrummet til et SMNR er blot en naturlig videreudvikling af de værdier, COWIs kommunikation bygger på: åbenhed, troværdighed, faglighed. Fra traditionel én-vejskommunikation vil vi gerne udvikle kommunikationen til en dialog med vores interessenter.

Nogen vil mene at der er mange ricisi forbundet med at slippe kommunikationen løs på web 2.0s mange forskellige platforme. Jeg tror snarere, at den største risiko er ikke at turde prøve mulighederne af, fordi social media kommunikation naturligt betyder tab af kontrol for en virksomhed. Som jeg tidligere har skrevet på bloggen er virkeligheden, at vi allerede har mistet kontrollen. Vores brugere er allerede derude - på facebook, YouTube, Flickr og et hav af andre sites og tjenester, hvor de selv kan være med til at fortælle historier, skabe deres identitet og dele, dele, dele.

Som jeg ser det, står valget for en moderne virksomhed mellem

1) at holde fast i en forældet brandingstrategi baseret på énvejskommunikation og præ-definerede budskaber og opleve at brugerne bare er ligeglade, fordi de alligevel selv har magten over hvad de vil bruge i deres egen fortælling, eller

2) gradvist at åbne op og blive en del af brugernes virkelighed ved at være til stede og tilbyde indhold og ting til deling, der hvor brugerne er. Det byder at vi mister styringen med, hvad de bruger vores budskaber til, men omvendt har det også et potentiale til at give os rigtig meget tilbage i den dialog, vi kan få med dem. Vi baserer vores strategi på åbenheden.

Den store udfordring bliver den interne brugerinvolvering i en koncern, hvor alle potentielle indholdsleverandører i forvejen har en presset hverdag. Men vi tror på, at den dialogbaserede dialog i realiteten er den eneste plausible vej at gå. Vores interessenter vil i højere og højere grad forvente af os, at vi ikke bare blæser et budskab ud i hovedet på dem, men også er villige til at lytte. Det gør vi allerede i kunde-rådgiver-forholdet, og den relation skal vores kommunikation på nettet selvfølgelig også afspejle.

Pilotprojekt
I øvrigt ser vi arbejdet med at oprette et SMNR som et pilotprojekt i forhold til generelt at åbne vores hjemmesider og webkommunikation op mod mere "samtale" med vores brugere og større brug af web 2.0 værktøjer og sociale medier.

Jeg ser social media newsroom som værende et skridt på vejen mod langt større brug af sociale medier i virksomheder og organisationer. SMNRs er et stort begreb lige nu, fordi det er en overskuelig måde at komme igang med at bruge de nye medier, på et tidspunkt hvor mange træder vande og gerne vil, men ikke rigtig tør. Men egentlig er det jo lidt kunstigt at man begrænser det til et enkelt område på hjemmesiden - hvis man vil dialogen, hvorfor skal folk så ind i et afgrænset rum for at komme i tale med os?